| REGLEMENT INTERNE POUR LA PROTECTION DES DONNEES (RIPD) DU BCCC 1. Conscientisation Le Conseil d’Administration (CA) du club est sensibilisé à l’importance de la protection des données circulant au sein du club et a décidé de rédiger un règlement interne pour la protection des données (RIPD) au sein du BCCC afin de se conformer au Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) du Parlement et du Conseil européen CE 2016 / 679 du 27 avril 2016, d’application à partir du 25 mai 2018. Ce règlement interne est publié sur le site internet du club ( www.bccclub.be / onglet RGPD). 2. Données personnelles collectées a. Uniquement les données personnelles de membres indispensables au bon fonctionnement du club énumérées ci-dessous sont récoltées et utilisées à différentes occasions : (1) Lors de la demande d’affiliation au club d’un nouveau membre qui est invité à compléter un formulaire d’adhésion au club : Données nécessaires : nom, prénom, adresse postale. Données si disponibles : adresse courrielle, téléphone fixe et/ou portable, date de naissance. (2) Lors de l’inscription aux activités du club, les membres souhaitant participer sont invités à compléter un formulaire d’inscription à l’activité : Données nécessaires : nom, prénom du membre et de l (des) personne(s) accompagnante(s), marque/type/année de la voiture participante, numéro(s) téléphone(s) portable(s). (3) Lors de paiements effectués (cotisations et activités) sur le compte bancaire du club de données conservées pour des raisons comptables : Données collectées : nom, prénom, adresse et numéro compte bancaire du payeur. (4) Lors de l’établissement des cartes de membres du club : Données nécessaires ; nom, prénom et numéro de membre au club. (5) Lors des publications au Moniteur belge de la composition du conseil d’administration : Données fixées par la loi sur les ASBL : nom, prénom, adresse postale et numéro national. (6) Lors de la transmission de données à la Fédération Belge de Véhicules Anciens (FBVA) : Données transmises : nom, prénom, adresse postale et adresse courrielle (si disponible). (7) Lors de la transmission des données pour l’impression et la diffusion de la revue du club : Données transmises : nom, prénom, adresse postale. b. Les données personnelles des paragraphes 2.a.(1) et (2) sont récoltées par l’envoi d’un formulaire d’affiliation au club et par l’envoi d’un formulaire d’inscription aux différentes activités du club. Les formulaires d’affiliation et les formulaires d’inscription aux activités sont obligatoirement dûment datés et signés par les membres et futurs membres. c. Les données personnelles des paragraphes 2.a.(3), (4), (5), (6) et (7) sont récoltées pour des raisons comptables (cotisations et activités) et pour des raisons légales et administratives régissant le fonctionnement de l’ASBL Brussels Classic Car Club. d. Les données personnelles sont conservées sous forme numérique et/ou papier. Les données personnelles concernant des membres quittant le club sont supprimées. 3. Communication et information a. Le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) européen CE 2016 / 679 du 27 avril 2016 et d’application pour les Etats membres dès le 25 mai 2018 est d’application pour le BCCC. b. Le Règlement Interne pour la Protection des Données (RIPD) est accessible aux membres du club via les trois moyens de communication suivants : (1) Site internet du club www.bccclub.be (Texte complet). (2) Formulaires d’affiliation au club pour les candidats membres (Texte partiel). (3) Formulaires de renouvellement de la cotisation annuelle de membre du club (Texte partiel). c. Un exemplaire du RIPD et du RGPD (88 pages) peuvent être demandés au Data Protection Officer (DPO) du club : Par téléphone : Tel fixe : 02 660 27 01 – Mobile 0473 93 43 81. Par courrier postal : DE VOCHT Christian, avenue du Parc de Woluwé, 11/5, 1160 Auderghem. Par courrier électronique : christian@devocht.eu 4. Droit de la personne concernée Les membres du BCCC ont à tout moment le droit d’accéder à, de compléter, de modifier, de supprimer leurs données personnelles en possession du club ainsi qu’aux différentes manières dont les données sont traitées par le club. 5. Demande d’accès Les membres du BCCC peuvent avoir accès à leur données personnelles en contactant le Data Protection officer (DPO) du club : Par téléphone : Tel fixe : 02 660 27 01 – Mobile 0473 93 43 81. Par courrier postal : DE VOCHT Christian, avenue du Parc de Woluwé, 11/5, 1160 Auderghem. Par courrier électronique : christian@devocht.eu. Le BCCC a l’obligation de donner suite aux demandes d’accès dans les 30 jours et sans frais pour les demandeurs. 6. Traitement des données a. Uniquement les données personnelles de membres indispensables pour assurer le bon fonctionnement du club sont traitées par le BCCC (voir paragraphe 2). Les deux traitements des données des membres sont : le stockage en interne au BCCC et la transmission à la FBVA, à la société assurant l’impression et l’envoi de la revue du club et au Moniteur Belge via le greffe. b. Les données personnelles des membres sont stockées chez les administrateurs sous forme numérique et / ou papier. Afin d’assurer la sécurité de ces données et d’éviter toute fuite, l’accès aux données personnelles des membres sous forme numérique et / ou papier est obligatoirement protégé de manière appropriée par chaque administrateur détenteur de données. c. Les données personnelles des membres indispensables sont transmises d’une part à la FBVA pour permettre à cette dernière d’assurer aux membres du club le » full service » de la fédération et d’autre part à la société assurant l’impression et l’envoi de la revue du club. d. Le club doit s’assurer que la FBVA ainsi que la société chargée de l’impression et de l’envoi de la revue respectent en tout point le RGPD européen et qu’elles ne transmettent d’aucune manière ces données personnelles à d’autres organismes sans le consentement libre, spécifique, éclairé et univoque du (des) membre(s) concerné(s). e. Les données personnelles ne peuvent être transmises par le BCCC à d’autres tiers sans le consentement libre, spécifique, éclairé et univoque du (des) membre(s) concernée(s). 7. Consentement a. Le formulaire d’affiliation au club pour les candidats membres (téléchargeable à partir du site internet du club) fait référence au RIPD imposant des procédures strictes au sein du club pour l’enregistrement, le stockage et le traitement des données personnelles de ses membres indispensables au bon fonctionnement du club. b. En complétant, en signant et en envoyant le formulaire d’affiliation les candidats membres marquent leur consentement libre, spécifique, éclairé et univoque à l’enregistrement, au stockage et au traitement de leurs données personnelles par le club. c. Afin de limiter la charge administrative et pour s’assurer du consentement libre, spécifique, éclairé et univoque des membres du club à l’enregistrement, au stockage et au traitement par le club de leurs données personnelles, la procédure suivante est d’application. En début d’année une lettre officielle est adressée à chaque membre du club pour l’inviter à renouveler le paiement de la cotisation annuelle comme membre du BCCC. Cette lettre fait référence au RIPD imposant des procédures strictes au sein du club pour l’enregistrement, le stockage et le traitement des données personnelles de ses membres indispensables au bon fonctionnement du club. d. Par son acte volontaire de rester membre du BCCC en renouvelant le paiement de la cotisation annuelle, le membre marque son consentement libre, spécifique, éclairé et univoque à l’enregistrement, au stockage et au traitement de ses données personnelles par le club. 8. Fuite de données En cas de fuite des données personnelles et certainement lorsque la personne concernée pourrait en subir un quelconque dommage, le BCCC a l’obligation d’en informer directement la personne concernée. 9. Délégué à la protection des données – Data Protection Officer (DPO) a. Le DPO est choisi parmi les membres du Conseil d’Administration du BCCC. Le Président, le Vice-Président, le secrétaire et le trésorier du club ne peuvent pas être désignés pour la fonction de DPO. b. Le DPO est chargé de contrôler au sein du club le respect des règles de protection des données détaillées dans le RIPD. Il rédige un rapport annuel sur le respect de la protection des données au sein du club et le présente à l’Assemblée Générale du club. 10. Contrats existants Le BCCC se doit de vérifier si les sociétés, organismes, … avec lesquels des données personnelles de membres du club sont échangées respectent les nouvelles réglementations européennes en matière de protection des données. En ce qui concerne le BCCC, il s’agit actuellement de l’Association « Belgian Historic Vehicle Association » (BEHVA) et de la Société « Editoo België » assurant l’impression et l’envoi de la revue du club. |